Manajemen Proyek Sistem Informasi

Mata Kuliah   : Manajemen Proyek SisFo                                       Nama  : Agun Guntara

Prog. Studi     : Manajemen Informatika                                        

Semester        : V

1.       A. Manajemen Proyek system informasi adalah suatu kegiatan manajemen yang terdiri dari proses perencanaan ( planning ), pengaturan ( organizing ), pelaksanaan (actuating) dan pengendalian ( controlling) pada suatu pyoyek untuk mencapai tujuan tertentu dalam jangka waktu tertentu juga.

B. Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan

pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek . Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek .
Proses Manajemen cakupan proyek meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya (2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek

Dari kelima cakupan proyek jelas ada kaitan nya satu sama lain, dari dimulai dari inisiasi yang merupakan tahap awal dari sebuah proyek, dan berlanjut ke perencanaan cakupan, pendefisian cakupan, verifikasi cakupan, dan pengendalian cakupan.

2.      Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek yang akan dimulai. Pada tahap ini, tim proyek akan mendefinisikan gambaran proyek secara global (Project Definition). Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu Pengerjaan Proyek, Biaya Proyekdan Informasi umum lainnya.

1)      Menyusun Daftar Kebutuhan Proyek

Proyek seringkali dimulai dengan gambaran kabur tentang kebutuhan untuk melakukan sesuatu. Kita mungkin melihat problem yang perlu diperbaiki, peluang untuk mengeksploitasi celah pasar baru, atau cara untuk memotong biaya. Tetapi tanpa menyusun daftar kebutuhan sebelumnya , akan muncul dua problem. Kita mungkin menciptakan proyek yang tidak memenuhi kebutuhan yang sesungguhnya, atau Kita mungkin menciptakan proyek yang  justru akan lebih besar biayanya ketimbang manfaatnya. Karena alasan inilah maka lebih baik mengawali setiap proyek dengan daftar sederhana kebutuhan bisnis atau personal yang akan menentukan proyek.

A.      Peningkatan Kapital;  suatu proyek yang ditujukan untuk peningkatan jumlah Modal/asset perusahaan atau instansi. Proyek peningkatan capital meliputi; penambahan ruang kantor, penambahan asset dalam bentuk peralatan, kendaraan operasional dsb.

B.      Persyaratan Legal. Proyek ini berkaitan dengan aspek legal hukum danperundang-undangan, aturan dan tata tertib serta hak dan kewajiban yang dimaksudkan untuk peningkatan kepuasan Stakeholder.

C.      Pengembangan Produk Baru. Salah satu upaya dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kinerja/prestasi perusahaan  untuk memenangkan persaingan adalah menciptakan produk baru atau Peremajaan Produk. Pengembangan produk merupakan salah satu proyek yang menantang dan perlu keahlian yang memadadi bidangnya. Proyek ini memerlukan pengelolaan atau kinerja yang maksimal dan inovatif karena kegagalan atau keberhasilan dalam mengembangkan produk baru sekalius menjadi tolok ukur kegagalan atau keberhasilan prusahaan tersebut di mata pelanggan.

D.      Perbaikan Proses. Banyak pekerjaan proyek yang berkenaan dengan upaya perbaikan atau peningkatan proses (mungkin proses produksi, proses pengelolaan barang atau jasa dsb). Proyek ini juga memerlukan kesesuaian SDM yang mengerjakan proyek tersebut dengan tujuan dan output yang diharapkan. Perbaikan proses dimaksud biasanya berkenaan dengan; perbaikan dan peningkatan kapasitas (upgrading)  Software, Peatihan dan Sertifikasi SDM, dsb.

E.       Penghilangan Problem. Salah satu kegiatan proyek yang erat kaitannya dengan perbaikan roses seperti pada butir 4 di atas adalah „problem solving“. Kendatipun demikian kegaiatan ini lebih focus pada mengatasi permasalahan yang sudah terjadi dan memerlukan biaya dan waktu khusus untuk memperbaikinya, sehingga harus ditangani dalam suatu kegiatan proyek.Kegiatan seperti; Perbaikan hardware/software, Pendidikan dan pelatihan/ Training petugas yang sudah tidak sesuai kualifikasi dsb.

2)      Menentukan Fisibilitas Proyek

Sebuah proyek dapat dilaksanakan jika sudah dapat dinilai kelayakannya (Fisibilitas). Fisibilitas atau kelayakan suatu Proyek bisa dilihat dari beberapa aspek sebagai berikut.

A.      Fisibilitas Teknis; berkaitan dengan penilaian kelayakan dari aspek persyaratan teknis yang ditetapkan dengan kesanggupan pihak pelaksana proyek untuk memenuhi kriteria teknis tersebut.

B.    Fisibilitas Finansial; berkaitan dengan hitungan-hitungan biaya yang diperlukan untuk mengerjakan suatu proyek sesuai dengan rentang waktu dan cakupan pekerjaan dibandingkan dengan jumlah biaya yang disediakan

C.    Fisibilitas Operasional; berkaitan dengan tuntutan manajemen proyek dalam rangka peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan program. Dalam konteks ini harus diteliti apakah secara tuntutan operasional dalam setiap kegiatan dapat tercover dengan waktu dan biaya yang tersedia, termasuk dalam hal pemanfaatan sumberdaya dari luar instansiyang dikelola oleh manajemen proyek

Operasional ------------à Efisiensi dan efektivitas pelaksanaan proyek

Geografis -------------..à Kelancaran Kordinasi & konsultasi, distribusi

Waktu ------------------à Kebutuhan “kritis” penyelesaian pekerjaan

Sumberdaya Manusia-à Jumlah dan kualifikasi SDM

Legalitas ---------------à Legal atau tidak; sesuai peraturan & UU.

Sosial Politik ----------à Mendukung Kebijakan Politik, Berdampak  positif bagi masyarakat (social)

                3) Melaksanakan “Cost Benefit Analyses”

Analisis biaya dan Manfaat (“Cost Benefit Analyses”) dimaksudkan untuk membangun keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat potensial yang dapat diperoleh jika proyek selesai dikerjakan.

Langkah-langkah dalam Cost Benefit analyses adalah:

·               Menentukan Biaya maksimal ---à Estimasi biaya seluruh kegiatan tertinggi

·               Menentukan Manfaat maksimal-à Fasilitas/kemudahan ygdidapat

·               Menghitung Sumberdana Potensial à potensi sumber dan jumlah dana.

3.                                                                JASA PERAWATAN

KOMPUTER online

A.    LATAR BELAKANG

·         Perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih maka di semua sector kehidupan membutuhkan fasilitas komputer.

·         Sumedang banyak lembaga pendidikan dan perkantoran yang menggunakan komputer.

·         Komputer yang ada harus siap digunakan setiap hari.

·         Kesiapan komputer dibutuhkan tenaga perawatan (service) yang profesional dapat dipercaya dan bekerja secara cepat.

·         Tenaga ahli yang profesional yang bisa dipercaya masih sedikit .                

2.  VISI MISI SARARAN

Visi

·         Memberikan service yang berkualitas

·         Memberikan service yang cepat dan tepat

·         Menciptakan pelanggan tetap bagi setiap konsumen

Misi

·         Menjadikan pusat service komputer online yang handal dan profesional di Indonesia.

Sasaran mutu

·         Pelayanan Cepat dan tepat

·         Memberikan garansi terhadap service yang diberikan

·         Memberikan service gratis setiap 5 X service

·         Pengguna jasa 60 % menjadi pelanggan tetap

·         Karyawan mempunyai IP min 3 dan mempunyai pengalaman kerja minimal 1 tahun

3. ANALISIS SWOT

ANALISIS INTERNAL

Strength : Kekuatan

·         Mempunyai tenaga yang terampil

·         Dapat dipercaya masyarakat

·         Pelayanan yang ramah

·         Melayani konsumen dengan cepat dan tepat

·         Biaya servis murah

 Weakness : Kelemahan

·         Modal masih kecil

·         Belum berpengalaman dalam mengelola usaha jasa perawatan komputer online

·         Merupakan perusahaan baru  sehingga belum mendapatkan kepercayaan.

ANALISIS eksternal

Opportunity : Peluang / kesempatan

·         Kebutuhan jasa service komputer semakin meningkat di mayarakat

·         Tidak semua orang mempunyai kemampuan untuk memperbaiki kerusakan komputer

·         Service komputer secara online masih sedikit

Thread : Ancaman

·         Pendidikan Kejuruan / SMK jurusan computer semakin bertambah

·         Bermunculan usaha jasa servis komputer

·         Adanya service center terhadap setiap produk Computer

4.  STRATEGI DIFERENSIASI PRODUK

·         Service komputer online

·         Mitra kerja dengan instansi pemerintah/swasta dan lembaga pendidikan secara berkelanjutan

5.  IMPLEMENTASI STRATEGI

 STRATEGI OPERASI

·         Sistem kerja yang profesional

·         Fasilitas yang memadai

·         STRATEGI pemasaran

·         Pemasaran di website

·         Menjalin kerjasama dengan instansi / perkantoran, perusahaan dan lembaga pendidikan

·         Iklan di media TV , Radio , media cetak

·         STRATEGI Keuangan

·         Pembelian alat secara kredit

·         Penjualan jasa secara tunai

·         Peminjaman dengan bunga lunak dengan system kerjasama dengan Bank

STRATEGI sdm

·         Mengambil SDM yang mempunyai skill tinggi

·         Mempertahankan SDM yang berskill tinggi

·         Mengembangkan skill SDM agar mengetahui perkembangan teknologi

·         Selalu memotivasi SDM

·         Memberikan bonus bagi karyawan yang bisa melebihi Target

 kepemimpinan

·         Selalu menerima usulan dan ide semua karyawan

·         Selalu memperhatikan serta memberikan nilai lebih terhadap karyawan yang mempunyai skill tinggi serta

·         Bisa melebihi target

·         Selalu memberikan motivasi serta selalu menanamkan bahwa kita bekerja untuk semua dan untuk kemajuan bersama

·         Tidak selalu mencurigai

·         Sabar dan tidak mudah marah

 staf

·         Membuat karyawan bersikap ramah

·         Meningkatkan wawasan pengetahuan karyawan

·         Membuat karyawan selalu jujur

·         Meningkatkan cara berfikir positif

·         Meningkatkan taraf hidup karyawan

·         Mempermudah fasilitas

·         Membuat karyawan selalu mengikuti aturan dan tata Tertib

 skill

·         Peningkatan pengetahuan dan skill karyawan dengan berbagai pelatihan

·         Kesempatan untuk menempuh pendidikan yang lebih tinggi

·         Mengikuti perkembangan teknologi informasi yang Mutakhir

nilai bersama

·         Bahwa bekerja untuk kita semua, maka perlu ditingkatkan kinerja

·         Bekerja tidak sendiri, sehingga perlu team work yang solid

·         Bekerja termasuk ibadah, maka tanamkan sikap positif dan selalu berusaha keras untuk kemajuan bersama

public relation

·         Berusaha tetap mengikuti kerjasama dengan lembaga lain ( instansi, lembaga pendidikan , perusahaan)

·         Memberikan pelayanan dengan ramah

·         Selalu tepat waktu sesuai permintaan pelanggan

·         Menjaga kualitas serta menjaga kecepatan penanganan complain

·         Pengendalian strategi

·         Selalu membuat skedul / agenda harian, mingguan, bulanan dan tahunan, sehingga

·         strategi yang dibuat akan bisa di kendalikan sesuai dengan yang diharapkan

F.      PERENCANAAN KEUANGAN

Ø  Modal

Kami meminjam uang dari bank sebesar Rp. 50.000.000

Ø  Rincian biaya

1.      Pembelian 5 unit PC lengkap                 : 10.000.000

2.      Menggunakan jaringan telepon dengan membeli paket speedy Telkomsel 1mbps                              : 1.000.000

3.      Perlengkapan ATK                                  : 500.000

4.      Perlengkapan Meja dan Kursi               : 1.000.000

5.      Biaya Telepon                                         : 1000.000

6.      Pembayaran listrik 5 bulan kedepan    : 500.000

7.      Pemasangan AC                                       : 1000.000

8.      Pembayaran Air                                      : 500.000

9.      Penggajian Karyawan                             : 20.000.000

10.  Biaya Iklan                                               : 2.000.000

Sisa modal digunakan untuk biaya tak terduga.

4. Jadwal Kegiatan Proyek

NO	Kegiatan	Output	Durasi Waktu	Penanggung Jawab	Waktu Pelaksanaan (Minggu ke-)
					1	2	3	4	5
1	Pembuatan konsep  raungan kantor	Desain ruangan kantor	1 minggu	Pemilik warnet
2	Pembuatan jaringan komputer	Jaringan Komputer	1 minggu	Pemilik proyek
3	Pengadaan Barang	Barang-barang yang dibutuhkan	1 minggu	Pemilik proyek
4	Pengerjaan Instalasi Listrik	Adanya instlasi listrik	1 minggu	Pemilik proyek
5	Perekrutan pegawai	Pegawai yang memenuhi standar yang ditentukan.	1 minggu	Pemilik proyek