Penilaian Tingkat Kematangan Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Aplikasi Pengelolaan Retribusi Dinas PU Sumedang dengan Menggunakan Skala Maturity dari Framework COBIT

Komentar :

1.1    P01

Perencanaan TI melalui pendekatan terstruktur yang didokumentasikan dan diketahui semua staf. Tujuan dinas dibidang retribusi ini yaitu mencapai target pendapatan daerah pertahun, dengan dibangun nya aplikasi ini, maka akan terjadi keselarasan antara tujuan dinas dengan pengembangan TI. Namun demikian, meskipun perencanaan strategis tersebut telah terstruktur dan didokumentasikan dengan baik.  Selain itu, meskipun telah menjadi pembahasan informal bagi manajemen TI, perencanaan TI yang telah dibuat tersebut masih belum terlihat adanya identifikasi risiko dari implementasi proyek yang dikerjakan.

1.2    PO2

Arsitektur informasi
didefinisikan dan didokumentasikan, Kendali Proses PO2 membahas mengenai penetapan arsitektur sistem infomasi. Dalam pembahasan ini penetapan arsitektur sistem informasi khususnya yang mendukung sistem pengelolaan retribusi menunjukkan nilai hasil pengukuran tingkat kemapanan pada kendali proses PO2 menunjukkan bahwa organisasi memahami pentingnya sebuah arsitektur informasi dan sudah ada orang yang bertanggung jawab akan pembuatannya (Kasubag Informasi). Prosedur, alat dan teknik terkait telah distandarkan. Kebijakan telah dibuat tetapi kepatuhannya tidak secara konsisten ditegaskan. Proses pendefinisian arsitektur informasi dilakukan secara proaktif dan focus kepada keperluan bisnis jangka panjang.

1.3    PO3

Kendali proses PO3 membahas mengenai penetapan arah teknologi. Dalam hal ini menunjukkan bahwa organisasi telah memiliki pengetahuan tentang bagaimana mengembangkan rencana infrastruktur teknologi yang dibutuhkan sehingga dapat mengalokasikan sumber daya dengan tepat, akan tetapi belum ada staf yang ahli. Komunikasi tentang pengaruh yang potensial terhadap perubahan teknologi tidak dilakukan secara konsisten.

1.4    PO4

Tanggung jawab dan peranan terdefinisi untuk susunan teknologi informasi. Susunan IT dikembangkan, didokumentasikan, dikomunikasikan, dan diluruskan dengan strategi IT. Kontrol dalam lingkup terdefinisi. Pembagian peranan dan tanggung jawab ditentukan dan diimplementasikan.

1.5    PO5

Pada bagian ini dinas tidak memperhitungkan secara terstruktur dalam menangani ROI, tentang pembiayaan dan keuntungan dalam membangun TI. Tidak ada nya dokumentasi dan hanya memandang bhwa TI merupakan solusi yang baik untuk prosesa bisnis.

1.6    PO6

Manajemen reaktif dalam menangani kebutuhan dari lingkungan pengendalian informasi. Kebijakan, prosedur dan standar dikembangkan dan dikomunikasikan secara ad hoc seperti yang didorong oleh isu-isu. Pengembangan, komunikasi dan kepatuhan proses yang informal dan tidak konsisten.

1.7    PO7

Penerapan ti di Dinas PU telah disertai pengelolaan SDM seperti pelatihan, penentuan deskripsi kerja yang jelas dan penilaan kinerja personil.  Dengan mempresentasikn TI kepada pegawai diharapkan pegawai mampu memahami fungsi dari Ti aplikasi yang dibangun.

1.8    PO8

Penerapan TI di dinas telah dsertai dengan perencanaan pemenuhan pemenuhan kebutuhan pihak, seperti pemenuhan standar keamanan (hak akses, backup database), privasi

1.9    PO9

Dalam hal ini TI informasi menggunakan hak akses untuk membatasi pengguna sistem. Pihak manajerial dinas harus bisa menilai dan mengamati segala resiko yang akan dihadapi dari penggunaan IT tersebut. Jangan sampai IT yang sudah diterapkan dan berjalan dengan baik dianggap bisa dengan lancar dijalankan, padahal banyak resiko yang mengancam IT tersebut. Masalah yang sering dihadapi yaitu sistem komputer terkena virus akhirnya komputer tidak lagi bisa dijalankan, terjadinya kehilangan data akibat file terhapus atau kesalahan dari SDM. Itu semua merupakan akibat dari hal yang kecil tapi bisa jadi permasalahan yang besar. Oleh karena itu, resiko-resiko tersebut terkadang tidak bisa dihindari tapi harus diminimalisasikan agar tidak terjadi. Untuk itu perlu adanya pengelolaan resiko misalkan teliti terhadap file-file yang mencurigakan (virus) dan dalam hal database sistem harus adanya rutinitas untuk melakukan backup data.

1.10 PO10

          Proses manajemen proyek IT dan metodologi dibentuk/mapan dan dikomunikasikan. proyek IT digambarkan dengan sesuai bisnis dan sasaran hasil teknis. Dalam pembangunan proyek, seorang developer menggunakan metodologi yang terstruktur dimana tahapan-tahapan nya jelas dan dapat didefinisikan dengan baik, seperti tahap analisis desain coding dan implementasi hingga pelatihan pada saat implementasi. Pada tahpa instalasi telah disertai petunjuk instalasinya, atau yang disebut guide book.

1.11 PO11 Simak

          Proses desain dan implementasi dengan memakai metodologi waterfall membantu dalam pengembangan project. Proses tersebut selalu dipantau dengan berpijak pada metodologi yang digunakan.

Kondisi dari proses total nilai skala maturity level Domain PO1 – PO 11 bahwa Sistem Pengelolaan Retribusi = 26/11 = 2.36 menunjukan pada tingkat level 2,36. (Repeatable Table).

Planning and Organizaton

P and O	Penjelasan	Level
		0	1	2	3	4	5
PO1	Define Planning & Organization				v
PO2	Define the information architecture				v
PO3	Determine technological direction				v
PO4	Define the IT investment				v
PO5	Manage the IT investment		v
PO6	Communicate management aims and direction		v
PO7	Manage human resource				v
PO8	Ensure compliance with external requrement			v
PO9	Assess Risks		v
PO10	Manage projects				v
PO11	Manage quality				v

 

1.    Acquisition & Implementation

P and O	Penjelasan	Level
		0	1	2	3	4	5
AI1	Identify Automated solution				v
AI2	Acquire And Maintain Aplication software				v
AI3	Aquire  & maintain technology infrastructure				v
AI4	Develop and maintain procedure				v
AI5	Install and accredit system				v
AI6	Manage changes			v

1.Baca secara fonetik

1.1 Identify Automated solution

Hal ini menyatakan bahwa sudah ada pendekatan secara intuitif untuk mengidentifikasi solusi TI tapi belum ada keseragaman karena kesuksesannya tergantung pada keahlian dari beberapa orang tertentu saja. Untuk dapat melakukan identifikasi solusi, dibutuhkan suatu metodologi baku dan melakukan assessment terhadap solusi TI dan digunakan dalam semua proyek.

1.2 Acquire And Maintain Aplication software

perhatian instansi terhadap ketersediaan dan keamanan aplikasi pada proses desain atau perolehan software masih kurang. Tingkat keberhasilannya sangat tergantung pada pengalaman bagian IT. Namun demikian, usaha untuk mendokumentasikan proses tersebut secara konsisten sudah dilakukan. Suatu organisasi hendaknya melakukan pendekatan berbasis pada komponen, dengan penetapan awal, standardisasi aplikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis.

1.3 Aquire  & maintain technology infrastructure

menggambarkan bahwa kegiatan pengadaan dan pemeliharaan tidak didasarkan pada setiap definisi strategi dan tidak mempertimbangkan kebutuhan aplikasi bisnis yang harus didukung, hanya memperhitungkan kebutuhan jangka pendek. Dalam menerapkan suatu teknologi baru, seharusnya diikuti dengan adanya proses pengadaan dan pemeliharaan untuk infrastruktur teknologi secara proaktif dan sesuai dengan aplikasi bisnis dan arsitektur teknologi yang penting.

1.4 Develop and maintain procedure

Kondisi yang dapat digambarkan yaitu pegetahuan tentang kebutuhan sistem baru harus tersedia. Proses ini perlu manual dan dokumentasi produksi bagi user dan TI, dan memberikan training untuk memastikan penggunaan dan operasi yang tepat dari aplikasi dan infrastruktur.

1.5 Install and accredit system

membahas tentang instalasi dan akreditasi solusi dan perubahan. Dalam menerapkan teknologi baru, Dinas PU sumedang perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan instalasi dan akreditasi solusi dan perubahan, sehingga penerapan Aplikasi Pengelolaan Retribusi berjalan sesuai tujuannya. Hasil tersebut menggambarkan bahwa proses pengujian dilakukan berdasarkan inisisatif individu dan pendekatan yang digunakan pun berbeda-beda. Dalam mengembangkan teknologi baru seharusnya dilakukan pelatihan, pengujian, dan transisi karena sistem baru seringkali menimbulkan masalah. Oleh karena itu, proses evaluasi harus terstandardisasi dan diukur dengan sebuah metric yang dapat dikaji ulang dan dianalisis oleh manajemen secara efektif.

1.6 Manage changes

Proses ini menggambarkan bagaimana Dinas PUmengelola setiap perubahan dengan adanya Sistem Pengelolaan Retribusi. Hasil tersebut menunjukkan bahwa pada dasarnya instansi ini menyadari bahwa setiap perubahan harus diatur dan dikontrol, akan tetapi pada pelaksanaannya terdapat perubahan yang dilakukan tidak sesuai dengan prosedur. Keakuratan dokumen konfigurasi tidak konsisten, dan hanya merupakan perencanaan terbatas dan penilaian terhadap dampak yang berlangsung sebelum perubahan. Dengan adanya kondisi demikian maka dibutuhkan adanya peningkatan koodinasi antara manajemen perubahan TI dengan perubahan desain proses bisnis.

Kondisi dari proses total nilai skala maturity level Domain AI1 – AI6  bahwa Sistem Pengelolaan Retribusi menunjukan pada tingkat level 17/6 = 2.83 (Repeatable Table).