Perancangan Sistem Informasi Enterprise Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sumedang Dengan Menggunakan SAGA 4.0

BAB I

PENDAHULUAN

1.1   Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi (TI) satu dekade terakhir secara kasat mata berkembang dengan sangat pesat, perkembangan ini tidak terlepas dari kebutuhan manusia terhadap komunikasi karena pada hakikatnya perilaku manusia adalah untuk berkomunikasi.
Hampir semua teknologi memiliki dampak positif dan negatif, begitu juga dengan teknologi informasi, berdampak positif karena teknologi informasi dapat mendorong lahirnya berbagai inovasi baru untuk menunjang komunikasi antar personal/organisasi lebih efektif dan efisien. Perkembangan ini telah membawa paradigma baru dalam suatu proses bisnis organisasi dan menjadikan TI sebagai salah satu nilai penting dalam persaingan bisnis. Salah satu perkembagan tersebut yaitu kearah penerapan Computer Based Information System (CBIS), CBIS ini mengubah atau menggantikan sistem sebuah organisasi yang masih bersifat tradisional ke sistem modern yang berbasis komputer. Hal tersebut secara tidak langsung menghadirkan persaingan baru bagi pelaku bisnis, yakni persaingan ke arah digital. Pelaku bisnis disini tidak hanya terbatas dari kalangan organisasi komersial (barang dan jasa) saja, melainkan mencakup organisasi pemerintahan.

Fenomena perkembangan penggunaan TI di Organisasi Pemerintahan saat ini menjadi isu hangat, penggunaan tersebut yaitu untuk meningkatkan kualitas pelayanan  publik secara prima dan meningkatkan partisipasi aktif dalam  pemberian  informasi bagi  masyarakat  serta  dituntut  untuk  lebih efektif demi menciptatan good governance. Hal ini menyebabkan e-government atau pemerintahan berbasis elektronik menjadi sebuah solusi dalam memberikan pelayanan prima kepada publik serta berperan penting bagi pemangku kepentingan dalam mengambil keputusan. Sistem pemerintahan mengalami transformasi, sistem traditional government yang identik dengan paper-based administration perlahan mulai ditinggalkan. Di dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dalam bagian menimbang butir b dinyatakan :  Bahwa  membangun  kepercayaan masyarakat  atas  pelayanan  publik  yang dilakukan  penyelenggara  pelayanan  publik merupakan  kegiatan  yang  harus  dilakukan seiring  dengan  harapan  dan  tuntutan seluruh warga  negara  dan  penduduk  tentang peningkatan pelayanan publik. Mengingat akan pentingnya pelayanan publik bagi pemerintahan, maka pemerintah dituntut untuk mengembangkan terus sistem pelayanan publik untuk dapat memberikan pelayanan terbaik, karena pelayanan publik merupakan hak-hak sosial dasar dari masyarakat (Holle Erick s. 2011:21). Penerapan e-government akan memberikan dampak positif bagi pemerintahan dan juga publik, diantaranya menghindari tindakan KKN, transparansi sistem, serta memberikan kemudahan kepada publik dalam mencari informasi mengenai pemerintahan terkait. E-government di Indonesia pada tahun ini baik pemerintahan pusat maupun daerah hampir semuanya sudah menerapkan situs web sebagai bentuk penerapan e-government. Salah satunya di Kabupaten Sumedang sudah mulai menerapkan e-government, meskipun penerapan situs web ini (www.sumedangkab.go.id) hanya berfokus pada publikasi berita dan profil instansi/dinas dan ini merupakan layanan satu atap untuk mengakses situs dinas lainnya yang ada di Kabupaten Sumedang. Salah satunya Dinas Pekerjaan Umum (PU) Kabupaten Sumedang.

Dinas PU Kabupaten Sumedang adalah suatu instansi yang melaksanakan sebagian urusan pemerintah daerah kabupaten sumedang di bidang pekerjaan umum (bidang cipta karya, SDA, dan Bina Marga). Sistem yang berjalan pada Dinas PU Kabupaten Sumedang masih bersifat tradisional atau masih paper-based administration baik itu dibagian ke seketariatan, UPTD, serta bidang Bina Marga, Pengairan, dan Cipta Karya. Penggunaan teknologi infomrasi pun belum optimal karena aplikasi yang digunakan masih standar berupa aplikasi dari Mirosoft Office, padahal untuk sebuah sistem dalam cakupan dinas sudah seharusnya menggunakan sistem informasi berbasis komputer yang secara khusus mengelola proses bisnis Dinas PU. Sistem yang berjalan untuk saat ini belum adanya tingkatan integrasi yang tinggi setiap bagian terkesan berjalan sendiri-sendiri, karena data yang digunakan tidak berasal dari satu sumber data (basis data), dengan begitu setaip aliran data beresiko terjadinya perubahan yang tidak diinginkan. Paper based administration juga menyebabkan penumpukan arsip disetiap bagian dan menyebabkan beberapa permasalahan salah satunya pada saat pencarian data. Masalah yang lebih spesifik ada pada Bidang Bina Marga, Pengairan (SDA), dan Cipta Karya. Bidang-bidang tersebut bertugas mengelola proyek sesuai dengan fungsinya,  setiap bidang memiliki 2 (dua) Kepala Seksi (Kasi) didalamnya yaitu Kasi Bagian Perencanaan dan Kasi Bagian Lakwas (Pelaksaan dan Pengawanan). Bagian Perencanaan bertugas melakukan survey lapangan terhadap proyek yang sudah ada pada RKA (Rencana Kerja Anggaran), membuat gambar desain proyek, serta menyusun RAB proyek tersebut. Sedangkan untuk bagian Lakwas bertugas untuk melakukan pengawasan/monitoring/evaluasi terhadap kegiatan yang sedang berjalan. Pelaporan yang diberikan oleh pihak ketiga/CV (sebanyak 20 tipe dokumen tergantung jenis proyek) yang megerjakan proyek masih banyak kekurangan dan kelemahan. Dokumen yang dihasilkan terkadang tidak memenuhi standar pelaporan yang diharapkan Bina Marga, serta pelaporan yang dilakukan terkadang tidak tepat waktu karena cakupan proyek se Kabupaten Sumedang jarak menjadi faktor utama dalam masalah ketidak tepatan pelaporan. Masalah pada bagian perencanaan juga ditemukan pada saat penyusunan RAB, hasil perhitungan yang dilakukan dengan manual sering kali hasilnya melenceng tidak sesuai. Kompleksitas dari kedua bagian tersebut (Perencanaan dan Lakwas) tentunya membutuhkan sebuah sistem baru yang terintegrasi untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efisien, relevan, dan cepat dalam melakukan input data, pemrosesannya sampai pada pembuatan pelaporan.

Melihat kompleksitas dari Sistem tersebut tentunya Dinas PU membutuhkan sebuah sistem baru yang terintegrasi untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif, efisien, cepat, dan relevan dalam melakukan input data, pemrosesannya sampai pada pembuatan pelaporan. Solusi yang tepat mengenai sistem baru tersebut yaitu dengan menerapkan eGovernment untuk mengelola sistem yang ada pada Dinas PU Kabupaten Sumedang. eGovernment ini akan memberikan transparansi sistem, serta publik turut serta dalam mengawasi sehingga meminimalisir tindak KKN.

Untuk membangun sebuah sistem baru tentunya dibutuhkan sebuah perancangan (blueprint) Enterpris Information System (EIS)  sebagai acuan dalam pembangunan sistem lebih lanjut. Perancangan EIS tersebut merupakan suatu bentuk perancangan dalam menerapkan dan menggunakan arsitektur sistem informasi yang digunakan oleh suatu organisasi agar sesuai dengan visi,  misi, dan  tujuan  organisasi  (Minarti Tati, Dkk. : 1). Dalam penelitian ini perancangan mengacu pada Standards and Architectures for eGovernment Applications (SAGA) Versi 4.0. Kerangka kerja ini merupakan sebuah standar framework khusus di negara Jerman untuk merancang aplikasi eGovernment. SAGA termasuk rekomendasi mengenai standar dan arsitektur untuk aplikasi eGovernment. Istilah aplikasi eGovernment mengacu pada perangkat lunak sistem yang digunakan untuk memenuhi layanan dari Pemerintah Federal atau yang secara aktif mendukung pemenuhan layanan tersebut.Berbeda dengan TOGAF ADM, Zachman, dan juga EAP, SAGA ini lebih memfokuskan terhadap public oriented dan tidak cocok untuk organisasi komersial.

Dari pemaparan latar belakang ini, maka penelitian yang berjudul “PERANCANGAN ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI ENTERPRISE DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN SUMEDANG DENGAN MENGGUNAKAN STANDARDS AND ARCHITECTURES FOR EGOVERNMENT APPLICATIONS (SAGA) VERSION 4.0” hasil dari penelitian ini nantinya berupa Blueprint yang diselaraskan sesuai dengan visi misi organisasi sebagai acuan pembangunan sistem eGovernment lebih lanjut.

1.2   Identifikasi Masalah

Dari uraian latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :

1.     Bagaimana merancang sistem eGovernment Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sumedang dengan menggunakan kerangka kerja SAGA Versi 4.0?

2.     Bagaimana mengintegrasikan setiap bagian yang ada pada Dinas PU Kabupaten Sumedang sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas dilihat dari segi relevansi, keakuratan, serta kecepatan?

3.     Bagaimana merancang eGovernment untuk membangun pemerintahan yang  “good governance”?

4.     Bagaimana merancang sistem e-government yang berstandar nasional sesuai dengan peraturan yang berlaku?

1.3   Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah:

1.  Merencanakan arsitektur sistem informasi enterprise eGovernment untuk Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sumedang dengan menggunakan SAGA Versi 4.0 yang pada akhirnya menghasilkan blueprint Arsitektur Sistem Informasi eGovernment.

2.  Mengintegrasikan setiap unit kerja sehingga menghasilkan informasi dengan tingkat kualitas yang baik dari segi keakuratan, kecepatan, dan relevansi.

3.  Merancang eGovernment untuk membangun pemerintahan yang “good governance”.

4.  Menghasilkan blueprint yang sesuai dengan standar nasional.

1.4   Lingkup Permasalah

Agar penelitian ini tepat sasaran maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian sebagai berikut :

1.     Penelitian ini mengunakan kerangka kerja SAGA versi 4.0

2.     Mencakup keseluruhan sistem yang ada pada Dinas Pekerjaan Umum Sumedang.

3.     Penelitian ini tidak sampai pada perencanaan rincian biaya dalam pengerjaan proyek sistem informasi.

1.5   Metode Penelitian

Dalam perancangan sebuah sistem agar sistem tersebut sesuai dengan diharapkan tentunya diperlukan sebuah kerangka kerja yang menjadi acuan dalam setiap tahapan penelitian. Kerangka kerja yang digunakan dalam penelitian ini adalah Standards and Architectures for eGovernment Applications (SAGA) Versi 4.0, dengan tahapan sebagai berikut :

1.     Enterprise viewpoint: Fundamentals of eGovernment

2.     Information viewpoint : Standardization of data models

3.     Computational viewpoint : Reference software architecture

4.     Engineering viewpoint: IT service management and reference infrastructure

5.     Technology viewpoint : Standards for IT architecture and data security

Selain kerangka kerja tersebut, penulis mengambil beberapa teknik pengumpulan data  yaitu sebagai berikut :

1.     Wawancara

Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui secara langsung mengenai sistem yang berjalan di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sumedang dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan terhadap stakeholder terkait.

2.     Studi Pustaka

Yaitu  suatu cara  pengumpulan data dengan membaca ketentuan-ketentuan tentang  permasalahan yang akan diteliti lalu menganalisa dan selanjutnya mengambil suatu kesimpulan dari data (jurnal, text book, perundang-undangan, dsb.) tersebut yang berkenaan dengan tujuan penulisan tersebut.

3.     Observasi

Yaitu mengadakan pengumpulan data dengan mengamati secara langsung ke objek penelitian. Dalam penelitian ini penulis mengamati secara langsung serta terlibat dalam proses bisnis yang berjalan pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sumedang.

1.6   Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam penyususnan tesis ini maka dibuat sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I   PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang dari permasalahan yang diambil sebagai topik pada tesis ini, pada bab ini juga dibahas mengenai identifikasi masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dari tesis ini, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II   LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai teori-teori tentang konsep sistem informasi dan perancangan arsitektur enterprise yang mendukung dalam menganalisis dan merancang model bisnis. Teori-teori tersebut didapat dari studi literature (Literatur Review) yang dilakukan selama pelaksanaan tesis.

Bab III   Objek dan Metodologi Penelitian

Bab ini berisi tentang profil perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, tugas dan fungsi setiap unit kerja. Bab ini juga membahas tentang rincian kerangka kerja yang digunakan yaitu SAGA Versi 4.0.

Bab IV   Pengembangan Arsitektur

Pada bab ini pembahasan dilakukan pada perancangan arsitektur Sistem Informasi Enterprise E-Goverment pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sumedang fokus pada bidang Bina Marga, dengan menggunakan kerangka kerja SAGA Versi 4.0 yang terdiri dari tahapan enterprise viewpoint: Fundamentals of eGovernment, Information viewpoint : standardization of data models, computational viewpoint : reference software architecture, engineering viewpoint: IT service management and reference infrastructure,dan technology viewpoint : Standards for IT architecture and data security

Bab V    Kesimpulan dan Saran

Pada bab terakhir ini dibahas kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan.